Ta betalt på 1 – 2 – 3!

Når du nå har blitt proff kunstner og skal leve helt eller delvis av kunsten er det spesielt en ting du trenger å lære deg, nemlig å ta betalt! – Og på en ordentlig måte, slik at regnskapet ditt blir ryddig og fint, og du slipper å få problemer med skatteetaten.

Da jeg startet mitt eget foretak gruet jeg meg skikkelig fordi jeg nå måtte finne ut av hvordan jeg skulle sende fakturaer og gi kvitteringer og alt det der. Og hva gjorde jeg om noen ville betale med kort? Alt virket så komplisert, men heldigvis var det ikke så ille som jeg trodde.

Hva bør du starte med?

Vel, det aller viktigste for å ta betalt er å ha et fakturaprogram, og du kan klare deg lenge med bare det. Her kan du både fakturere for bilder og tjenester du ikke har fått betaling for ennå, og sende kontantfaktura for betalinger du allerede har mottatt.

Det viktigste med bilagene dine (fakturaer og kvitteringer) er at alle utgående bilag må være nummererte i stigende og sammenhengende rekkefølge innenfor hvert faktura- eller kvitteringssystem. Dette er sånn at det skal være ryddig i regnskapet ditt. Bruker du fakturaprogrammer eller kortterminaler er alle bilagene automatisk nummererte så du slipper å tenke på det. Og selv om fakturaene må være i riktig rekkefølge betyr ikke det at datoene må være det. Hvis du for eksempel må vente på informasjon fra en kunde før du kan sende ut en kontantfaktura for en betaling du har fått kan du fint sende ut andre fakturaer i mellomtiden, og datere kontantfakturaen til den datoen du mottok pengene.

Fakturaprogram

Det finnes mange fakturaprogram som du kan bruke på internett, og mange av dem er gratis å bruke. Personlig har jeg alltid brukt Conta Faktura og elsker dem. Tjenesten er gratis å bruke så lenge du sender faktura på e-post, og er ekstremt brukervennlig. De kan også printe ut og sende fakturaer for deg hvis du vil (eller må) sende på papir, mot et lite gebyr. I tillegg har de masse fine oversikter over omsetning, faktureringer og innbetalinger hvis du er litt som meg som ikke kan få nok av statistikker og grafer. 😉

Hva om du allerede har fått betaling?
Om du har fått betaling kontant og ikke har kortterminal kan du sende en såkalt kontantfaktura. Det er som en kvittering, men du kan sende den gjennom fakturaprogrammet ditt, og slipper å ha et eget system for kvitteringer. Hvis du har mottatt forhåndsbetaling på konto blir det riktigere å sende en vanlig faktura, men tilbakedatere den. Les mer om det her: https://hjelp.conta.no/faktura/fakturaer/kontantfaktura/

Hva om kunden ikke betaler?
Da kan du først sende påminnelse, eller senere purring/inkasso med gebyr som du beholder selv. Merk at purring eller inkasso må sendes via fysisk post og ikke via e-post.

Hva om du har skrevet feil beløp, kunden ombestemmer seg, eller du av annen grunn må slette eller endre fakturaen?
Du kan ikke slette en faktura etter at den er sendt til kunden, men du kan da skrive en kontantnota. Den fungerer som en slags «negativ faktura» som annullerar den fakturaen som er feil, uten å lage rot i regnskapet ditt. Du kan deretter skrive en ny faktura med det riktige beløpet.

Kortbetaling

For deg som selger mye smått, og/eller vil ta betalt mens kunden er der kan det være lurt å ha en kortterminal. Spesielt siden det ikke alltid finnes minibanker i nærheten. Og med mindre du har mange hundre transaksjoner i året eller selger for veldig store beløp via kort vil det neppe lønne seg å investere i en kortterminal som du betaler fastpris for månedlig. Heldigvis finnes det nå gode løsninger for oss som har små bedrifter.

En av de mest populære leverandørene for tiden, som jeg også bruker selv, er iZettle. Det er en liten kortterminal som du enten plugger inn i hodetelefonkontakten på smartphonen eller nettbrettet ditt, eller som fungerer trådløst. Gjennom appen kan du legge inn produktene og ta betalt enten med kort eller kontanter. Izettle tar så et par prosenter av transaksjonen før de sender resten videre til bankkontoen din. Ellers er tjenesten gratis å bruke, og du har full oversikt over salg og kvitteringer ved å logge inn på kontrollpanelet på internett.

Dagsoppgjør

Når du skal ta betalt kontant (kort gjelder også som kontant) skal du føre et dagsoppgjør slik at du til en hver tid vet hvor mye kontanter du har i kassa, og hvor mye du har fått gjennom korttransaksjoner. Har du jobbet i butikk har du kanskje allerede erfaring med dagsoppgjør, men for alle oss andre har jeg laget et lite eksempel her:

Start med IB KASSE: dette er hvor mye du har i kassa på starten av dagen.

Pluss på dagens salg, både kontant og med kort.

Trekk fra kortbetalinger.

Du står da igjen med UB KASSE: det du har i kassa på slutten av dagen.

Husk å ta med dato og signatur av den som har gjort dagsoppgjøret.

I tillegg kan det hende du må legge inn kontanter hvis du trenger vekslepenger, for eksempel. Da bare plusser du på dette med beskrivelse av hva det gjelder, slik som du gjør med dagens salg. Setter du inn kontanter i banken trekker du fra dette med beskrivelsen «bankinnskudd» og legger ved kvittering for innskuddet sammen med dagsoppgjøret. Værre er det ikke. 🙂

Hva hvis kunden vil Vippse?

Nå har Vipps blitt tilgjengelig for små bedrifter så du har også muligheten til å ta betalt med vipps. Men merk at kunden er nødt til å være der fysisk (slik som med kort) for at du skal kunne ta betalt på denne måten, så det er i prinsippet ikke nødvendig om du allerede har kortterminal. I tillegg må vipps være koblet opp mot en bedriftskonto i bedriftens navn, som ofte kan ha ekstra gebyrer enn en vanlig brukskonto du kan ha i tillegg i din private nettbank (som er mer enn nok for oss som bare har enkeltpersonforetak). Så med mindre du har veldig bruk for det av en eller annen grunn kan du klare deg helt fint uten vipps.

Skal du fakturere med moms, eller er omsetningen unntatt eller fritatt fra mva?

For oss kunstnere vil det meste av omsetningen være unntatt fra moms, siden det ikke er moms på kunst, og heller ikke på undervisning hvis du holder kurs. Du vil heller ikke «få tilbake» moms for utgifter til slik omsetning. I noen tilfeller kan det være tvil om det du gjør regnes som kunst eller ikke, så her er det greiest å bare ringe skatteetaten om du er i tvil. Mer om moms, unntak og fritak kan du lese her på Skatteetatens sider.

Husk å kreve inn kunstavgift

På en del av kunstsalgene dine kan det være at du må kreve inn kunstavgift sammen med betalingen for kunstverket. Er du usikker på når du må ta med kunstavgift kan du lese mer om det her.

Selvangivelsen

Når du har alle bilagene dine på det rette skal du til slutt føre alt inn i næringsoppgaven og selvangivelsen. En liten guide om hvordan dette fungerer for billedkunstnere kan du lese i artiklene Selvangivelsen for Billedkunstnere Del 1 og Selvangivelsen for Billedkunstnere Del 2 der vi har fått hjelp fra Økonomiforenkler Margrethe Otto.

Kvier du deg for regnskapet?

Er du ikke så glad i eller flink til papirarbeid som dette og har muligheten til å betale en regnskapsfører så gjør det! Selv om det koster deg en del tusenlapper i året (avhengig av hvor mange bilag du har og sånnt) vil jeg si det er verdt det for å vite at alt blir gjort riktig, og for å slippe å rive seg i håret når selvangivelsen snart skal leveres. Da kan du bare sende regnskapsføreren alle inngående og utgående bilag, så tar de hånd om resten.

Regnskapsførere har også oversikt over hva du kan få fradrag for som du kanskje ikke har tenkt på, så det kan også være en grunn til å overlate det til de profesjonelle. Pass bare på at regnskapsføreren har erfaring med kunstnere (eller kan skaffe seg det) siden dette er en litt annerledes næringsoppgave enn for andre typer bedrifter.

Lykke til med fakturering, kortbetaling og regnskap! Og kom gjerne med spørsmål og erfaringer i kommentarfeltet nedenfor så lærer vi enda mer!

– IT